Rýchle a efektívne poskytovanie informácií zamestnancom môže byť veľkou výzvou. Oddelenie sociálnej ochrany detí v okrese San Bernardino použilo na uľahčenie digitálne informačné tabule. Mnohí manažéri majú neblahú skúsenosť s odosielaním dôležitého e-mailu, ktorý si značná časť zamestnancov ani neprečíta. Je nesmierne náročné zabezpečiť efektívnu internú komunikáciu pre zamestnancov, najmä ak má organizácia viacero pobočiek.
Napríklad oddelenie sociálnej ochrany detí v okrese San Bernardino malo problémy s efektívnym poskytovaním informácií pre zamestnancov.
„Oddelenie potrebovalo prostriedok na šírenie rôznorodého informačného obsahu zamestnancom vo viacerých fyzických lokalitách spôsobom, ktorý by sa dal ľahko spravovať a ktorý by zamestnanci ľahko zaznamenali,“ uviedol Timoney Stewart, systémový analytik oddelenia sociálnej ochrany detí, v e-mailovej správe. „Keď sa tieto informácie posielali e-mailom, často zostali neprečítané a zamestnanci boli menej informovaní o dianí na oddelení.“
V snahe vyriešiť tento problém sa toto oddelenie začalo spoliehať na premietanie digitálneho obsahu, konkrétne na cloudové riešenie Carousel Digital Signage. Digitálne informačné tabule znižujú únavu z e-mailov a Sharepointu tým, že zjednodušujú prezentáciu, v dôsledku čoho zamestnanci vynaložia menej úsilia, aby informáciu prijali,“ uviedol Stewart. „Vďaka informačným tabuliam, ktoré sú premyslene rozmiestnené po kancelárskych priestoroch, je väčšia pravdepodobnosť, že si zamestnanci informácie na nich prečítajú.“
„Oddelenie využívalo túto platformu na informovanie zamestnancov o aktuálnych udalostiach, programoch a obchodných informáciách“ .
„Keďže ide o cloudovú platformu, toto riešenie poskytuje plynulejšie aktualizácie a používatelia môžu k sieti pristupovať z akéhokoľvek miesta alebo zariadenia,“ uviedla v správe Amber Wardová, kreatívna riaditeľka spoločnosti Carousel.
Okrem tejto hlavnej funkcie je toto riešenie vybavené aj nástrojmi na správu používateľov, takže správca má kontrolu nad tým, aký obsah a kedy bude zverejnený.
„Veríme, že čím viac ľudí môže prispieť obsahom do digitálneho systému, tým lepšie,“ povedala Wardová. „Preto je správa používateľov taká dôležitá. Stačí nastaviť rolu používateľa a definovať, aké oprávnenia má mať daný používateľ. Proces schvaľovania v systéme Carousel zadrží obsah vytvorený používateľmi, kým ho neschváli správca, takže nič neočakávané sa von nedostane.“
Na úspešné využitie digitálneho informačného systému pre zamestnancov Stewart odporúča spoločnostiam identifikovať súbor potrieb, ktoré by mal spĺňať. Okrem toho uviedol, že by ste mali premietať obsah, ktorý si vaši zamestnanci budú chcieť pozrieť, a tiež starostlivo zvážiť umiestnenie informačných panelov.
„Uistite sa, že máte dobre premyslené umiestnenie informačnej tabule. Preferujte miesta s rušnou premávkou a miesta, kde sa zamestnanci zdržiavajú dlhší čas, napríklad odpočinkové miestnosti alebo veľké otvorené kancelárske priestory,“ uviedol Stewart.
Wardová odporúča, aby si organizácie zvolili jednu platformu digitálneho značenia, ktorú by používali všetky oddelenia, a aby mal každý „práva a kontrolu nad obsahom“.
Napríklad v prípade štátnej správy radí, aby boli „súdy, úrady alebo turistické časti mesta riadené spoločne, čo zabezpečí bezproblémovú komunikáciu vo všetkých oblastiach.“
Aby bol digitálny prenos obsahu efektívny, organizácie ho musia používať hlavne pre potreby zamestnancov, nielen na samotné posielanie informácií.
„Používatelia môžu jednoducho a prehľadne zobraziť časové informácie, bezpečnostné informácie alebo úspechy najlepších zamestnancov, ktoré udržujú zamestnancov aj zákazníkov v obraze. Takéto riešenie môže tiež vytvárať pocit komunity, pretože spája ľudí a udržiava ich v spoločenskom kontakte,“ .
